1、 目的
为了保证管理体系记录的完整性，以确保产品/服务的可追溯性，并能根据管理管理体系记录，作分析和改善。
2、 适用范围
适用于管理体系所产生的记录资料
3、 职责
3.1行政部：负责建立《表单记录一览表》统一规划公司管理记录，负责样表的保存、管理。
3.2各相关部门：负责各自部门样表的接收、各自部门记录的填写、收集、分类、编目、归档保存和销毁。
3.3管理者代表：核准《表单记录一览表》及外界人员调阅记录。
4、 定义
无
5、 工作程序
5.1 作业流程见2/5页.
5.2 通过规定表格名称和编号来识别相关的管理管理体系记录。
5.3 由需要该记录的部门提出样表的编制申请，由各部门主管安排本部门的人员进行样表的编制，并由管理者代表或部门主管进行审核，审核不通过，则重新编制样表，审核通过，报行政部归档并登记于《表单记录一览表》进行列管。
5.4 样表审核通过后，由行政部将样表打印出来，提供给使用部门，由使用部门自行复印使用。或由行政部根据公司的实际需要安排公司外印刷后发放给使用部门使用。
5.5 各部门根据本部门的工作实际情况，按相关文件的规定填写各自部门的记录，并负责收集相关的管理管理体系记录。
5.6 管理记录的填写要求：
管理记录填写，要求字迹端正清楚，内容详细真实，项目填写齐全，数据准确可靠，且记录完毕后由部门负责人统一收集、整理、保管。
5.7 管理体系记录中相关数据或判定结论修改时，须由修改人在修改处签署。
5.8 各部门负责安排对所收集的记录进行整理，编制目录，以便于查找（编目的线索可以是顾客类别、日期类别、服务类别等）。
5.9 管理记录的保存：
5.9.1 管理记录的保存单位应依记录的性质或时间分类归档保存。
5.9.2 管理记录保存时需注意防潮、防火、防虫及变质并防止丢失等以及可方便存取。
5.9.3 行政部负责编写《表单记录一览表》，相关部门主管规定各管理记录的保存期限。
5.10 管理记录格式更改或作废依《文件控制程序》执行。
5.11 管理记录的调阅：
5.11.1 非职务上需要，记录保管单位应拒绝非相关人员调阅记录。
5.11.2 当公司外界人员调阅记录时，应由管理者代表批准。
5.12 管理记录的销毁：
管理记录超出保存期限，由记录填写部门以《内部联络单》与管理者代表联系，经管理者代表批准后，由使用部门统一销毁，行政部负责管理记录销毁的监督.
