1、 目的
为使本公司质量管理体系内所使用的文件和资料能及时、正确地流通到相关部门，并避免逾期失效的文件使用，保证各有关场所使用文件的有效性。
2、 适用范围
适用于所有质量管理体系有关的文件与资料的控制。
3、 职责
3.1行政部：负责公司所有质量管理体系文件（含外来文件）原始档案、电子文档的管理，负责体系文件（含外来文件）的发放和回收；
3.2各部门：负责自己部门所需文件的提出、负责各自部门作业文件、表格初稿的的编写；负责各自使用文件保管；负责各自记录的填写、收集，负责文件修改的申请。
4、 定义
无
5、 工作程序
5.1作业流程见2/5页.
5.2文件和资料的分类及编号。
5.2.1文件的资料分为如下几类：
a) 第一层文件：管理手册：阐明本公司质量管理体系如何满足ISO标准要求。
b) 第二层文件：程序文件：规定完成某项活动的途径(何人、何时、在什么地方、做什么事)。
c) 第三层文件：相关文件/作业指导书、规章制度等：说明如何做。
d) 第四层文件：记录表格：用以收集、传递资讯、控制作业流程或证明过程已符合要求。
e) 外部文件：凡与质量管理体系或产品有关的国际/国家/行业标准、法律法规、设备操作说明书等。
5.2.2 文件和资料编号：
a) 第一层文件编号：
b) 第二层文件编号：
c) 第三层文件编号：
d) 第四层文件编号：
e) 外来文件编号:如该文件本身有编号则采用本身编号、版本,如该文件没有编号必须采用下列方法编号：
5.3文件分为受控文件和非受控文件，受控文件的目录由行政部提出，管理者代表批准, 受控文件分发时加盖“受控文件”印章，非受控文件不盖“受控文件”印章。
5.4文件的编写:
4.4.1第一层文件和第二层文件由管理者代表组织各部门编写。
4.4.2第三层文件由各相关部门组织编写。
4.4.3第四层文件表单由各相关部门根据第二、三层文件需要提出。
4.4.4文件的编制要有依据，体现实用、规范、正确、有效性原则。
5.5文件的审核：
5.5.1第一层文件和第二层文件由管理者代表审核
5.5.2第三层文件由各部门主管审核
5.5.3第四层文件连同二、三级文件一起审核
5.6文件的批准
5.6.1第一层、第二层文件由总经理批准；第三层文件由管理者代表批准。
5.6.2第四层文件连同二、三层文件一起批准。
5.7文件的登录和建档
5.7.1文件批准后。由行政部负责将文件登录于《受控文件清单》,并将原始文件建立档案,予以妥善保存.
5.8文件的发放
5.8.1受控文件的发放范围（兼职时只发一份文件）：
第一层文件、第二层文件：总经理、管理者代表、质量管理体系组织架构图中相关部门；第三层文件、第四层文件：相关使用部门。
5.8.2文件的分发号：文件发放到各使用人时应有一个相应的分发序号,表明文件的使用归属。
5.8.3受控文件由行政部统一复印所需的份数后，第一层、第二层文件在文件封面及文件每页显着位置加盖红色“受控文件”章，第三层文件于每页显着位置加盖红色“受控文件”章后发行，发行日期即为生效日期，并请接收单位在《文件发放与回收记录表》上签收。
5.9文件的修改。
5.9.1使用中的文件，如果有修改的必要，由原文件制订单位或相关人员提交《文件修改/报废（销毁）申请单》，经管理者代表批准后，由行政部修改，修改后的文件重新审查和批准并重新发放。
5.9.2文件的原始版本号为“A/0”，文件局部修改则修改版次，版次修改为1、2、3等，版次修改不超过五次,如A/1、A/2依此类推至A/5；文件较大幅度修改时版本号变更原则如下：A -- B -- C ,如B/0、C/0等依此类推
5.9.3文件修改后,文件管理员应及时准确地更新《受控文件清单》，保持其最新状态。
5.10文件的回收
5.10.1若为修改或废止文件需收回旧版文件，文件回收时应注意数量，并记录于《文件发放与回收记录表》上。若受控文件遗失，应注明原因并通知各部门以防止误用。
5.11文件的销毁
5.11.1 回收的旧版文件，除了因积累知识经验保留外，文件管理员应予以及时销毁，保留的旧版原件正面加盖红色“作废文件”印章，予以识别。
5.12外来文件（凡与质量管理体系或产品有关的国际/国家/行业标准、法律法规、设备说明书等）由行政部加盖红色“外来文件”章并纳入《受控文件清单》。外来文件分发时由行政部登记在《文件发放与回收记录表》上。
5.13总经理负责核查公司所执行的有关国家及地方法律、法规性文件的有效性。
5.14文件的借阅
行政部负责文件归档管理，借阅者应以《内部联络单》由被借部门提出请求。原版文件一般不外借，防止遗失和损坏。
5.15受控文件要发放到企业外部，由涉外相关部门向文件保管部门提出申请，并执行发外作业。
5.16本公司的体系文件需保留电子文档，由行政部负责保管，电子文档应设置密码保存，并应留有备份，未经行政部主管批准，任何人不得查阅、复制、拷贝，当体系文件有更改、销毁时，文件管理人员应及时更改电子文件、从对应的电子文件中予以删除。
5.17本公司的体系所有文件电子文档行政部应拷贝一份给总经理。
5.18本程序所产生的记录资料，除非另有规定，则依《记录控制程序》执行。
